Заполнение ЕФС-1 при приёме сотрудника на работу

В 2023 году из-за объединения ПФР и ФСС в единый Социальный Фонд России изменились отчётные формы работодателей. Вместо нескольких старых бланков заполняется новый отчёт ЕФС-1.

Однако сокращение количества отчётных форм не означает, что отчётность по работникам стала проще. Ведь ЕФС-1 включает в себя несколько подразделов, которые сдаются по разным основаниям.

Стандартный срок сдачи – 25-ое число после отчётного периода, то есть 25 апреля, 25 июля, 25 октября, 25 января. Но для кадровых событий установлены дополнительные сроки подачи:

  • при приёме на работу, переводе, увольнении, заключении договора ГПХ – не позже следующего рабочего дня;
  • при выборе способа ведения трудовой книжки – не позже 25-го числа следующего месяца.

В этой статье мы разберёмся, как заполнить ЕФС-1 при приёме на работу. Это довольно просто, потому что в этом случае заполняется всего две страницы отчётной формы.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Коды для ЕФС-1

Перед тем, как рассмотреть конкретный образец заполнения ЕФС-1 при приёме на работу, разберёмся в кодах, которые используются в этой форме.

Коды ЗЛ (зарегистрированного лица) есть в пункте 3.6 постановления Правления ПФР № 245п от 31.10.2022. Приводим их в таблице.

Статус зарегистрированного лицаКод
Граждане Российской ФедерацииГРФ
Иностранцы и лица без гражданства, постоянно проживающие в РФПЖИГ
Иностранцы и лица без гражданства, временно проживающие в РФВЖИГ
Иностранцы и лица без гражданства, временно пребывающие в РФВПИГ
Иностранцы и лица без гражданства – высококвалифицированные специалистыВКС

Кроме того, для заполнения отчёта нужны коды ОКЗ из общероссийского классификатора занятий (справочник ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Этот же классификатор использовался при заполнении прежней формы СЗВ-ТД. В подробностях о том, как выбрать нужный код ОКЗ, мы рассказали здесь.

Обратите внимание: в приложении к постановлению № 245п приводится Классификатор параметров, в котором есть множество других кодов, необходимых для заполнения ЕФС-1. Однако при оформлении приёма на работу эти коды не используются, достаточно только кодов ЗЛ и ОКЗ.

Как заполнить ЕФС-1 при приёме на работу

Переходим к заполнению отчётной формы ЕФС-1. Полный бланк состоит из шести страниц, но если работодатель отчитывается только о приёме сотрудника, заполнить надо всего две страницы.

Скачать бланк ЕФС-1 для заполнения  

Титульная страница заполняется во всех случаях, здесь указывают основные данные страхователя:

  • регистрационный номер;
  • полное наименование или ФИО индивидуального предпринимателя;
  • коды ИНН/КПП;
  • телефон и электронный ящик.

Обратите внимание: в большинстве случаев заполняется только первый блок, то есть «Сведения о страхователе». Блок «Сведения о страхователя, за которого представляются сведения» предназначен для правопреемников страхователя, снятого с учёта.

Внизу титульную страницу подписывает руководитель или представитель страхователя. Рядом указывается дата подачи.

Переходим в Раздел 1. Сначала заполняем подраздел 1, где вписывают данные работника:

  • номера СНИЛС и ИНН;
  • полное имя;
  • дату рождения;
  • код статуса зарегистрированного лица;
  • код страны гражданства (из постановления Госстандарта от 14.12.2001 N 529-ст).

Теперь вносим данные в подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности». Заполнить надо:

  • графу 2 – дата приёма на работу;
  • графу 3 – код «ПРИЁМ»;
  • графу 5 – название должности, на которую принят работник;
  • графу 6 – код должности по ОКЗ;
  • графы 8,9,10 – название документа, которым оформлен приём на работу (обычно приказ), его дата и номер.

Графа 4 предназначена только для работников Крайнего Севера (код РКС) или местностей, приравненных к районам Крайнего Севера (код МКС). Подразделы 1.2 и 1.3 при приёме на работу не заполняются. Если в один день на работу принято несколько работников, то по каждому из них оформляется отдельная страница.

✐ Пример ▼

ООО «Компас» приняло на работу бухгалтера. Код этой позиции по ОКЗ – «2411». Приказ о приёме на работу оформлен 24 апреля 2023 года под № 12. Форму ЕФС-1 с данными нового работника ООО «Компас» подаёт в тот же день, но можно это сделать и 25 апреля.

Образец ЕФС-1 (приём на работу)  

Куда отправлять заполненный отчёт ЕФС-1? Раньше сведения о застрахованном лице при приёме на работу подавали в ПФР, сейчас отчитываться надо в своё отделение нового Социального фонда (СФР).

Последний вопрос – как подать отчёт? Сейчас большинство отчётных форм сдаётся в электронном виде. Многие работодатели используют только этот способ, потому что у них есть ЭЦП для сдачи всей отчётности. Но ЕФС-1 можно сдать и на бумаге, при условии, что численность работников не превышает 10 человек.

Если СФР выявит в отчёте ошибки, он направит протокол с кодом. Так, код «20» означает, что найденные неточности не считаются критическими, исправлять ничего не надо. Коды «30» и «50» указывают на ошибки, которые надо исправить в течение пяти рабочих дней.

Выводы

  • С 2023 года работодатели сдают новую отчётность по работникам. Прежние отчётные формы, такие как СЗВ и 4-ФСС, заменены единой формой ЕФС-1.
  • ЕФС-1 сдаётся по разным основаниям, в частности, при наступлении кадровых событий. Одно из таких событий – приём на работу.
  • Подать ЕФС-1 при приёме на работу надо не позже следующего рабочего дня. Форма бланка – бумажная, если численность работников не превышает 10 человек. Если работников больше, отчитаться можно только в электронном виде.
  • За неподанный отчёт, опоздание со сроками или неисправленные ошибки на должностное лицо может быть наложен штраф в размере от 300 до 500 рублей.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт