Расчет и оплата НДФЛ с отпускных

За время ежегодного оплачиваемого отпуска работник получает отпускные, и эта сумма облагается НДФЛ. Задача работодателя – верно рассчитать налог, удержать и своевременно его перечислить. Если этого не сделать или ошибиться, можно потерять собственные деньги, ведь недоплаченный налог теперь может взиматься из средств работодателя.

В этой статье мы разберёмся, как рассчитать и когда платить НДФЛ с отпускных в бюджет. Заодно напомним основные новшества по НДФЛ и расскажем о том, какие изменения были введены совсем недавно, уже в 2023 году.

Что нового

Базовое изменение, которое относится ко всем налогам: теперь деньги в бюджет нужно платить не на конкретный КБК, а на единый налоговый счёт – ЕНС. Налоговая служба сама распределяет с него суммы в счёт налогов на основании отчётов компании, а также новых уведомлений, которые нужно подавать не позже 25 числа каждого месяца.

Очень много изменений введено конкретно по НДФЛ, а именно:

1. Налог по-прежнему исчисляют и удерживают на дату фактического получения дохода. Но такой датой для зарплаты и прочих сумм сейчас считается день их выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Это означает, что НДФЛ теперь нужно удерживать не только с окончательного расчёта (со второй части зарплаты), но и с аванса. Отпускные раньше считались выплаченными в последний день месяца, но теперь на них действуют общие правила.
2. До 2023 года расчётный период по НДФЛ был привязан к календарному месяцу, теперь же это период с 23 числа прошлого по 22 число текущего месяца. В январе расчётный период – с 1 по 22 число. В декабре возникает дополнительный период – с 23 по 31 число.
3. Срок уплаты НДФЛ – 28 число (п. 6 ст. 226 НК РФ). Например, если налог удержан в период с 23 июня по 22 июля, то перечислить в бюджет его нужно до 28 июля, а если налог удержан с 23 июля по 22 августа – до 28 августа. В декабре особое правило: налог за период с 23 по 31 число нужно уплатить не позднее последнего рабочего дня года.
4. НДФЛ списывается раньше всех других налогов (п. 8 ст. 45 НК РФ). Это нужно учитывать, перечисляя суммы на ЕНС. Компания не может выбирать, какой долг перед бюджетом, штрафную санкцию или налог уплатить в первую очередь. Сначала гасится недоимка по НДФЛ. Затем деньги пойдут на уплату НДФЛ за последний расчётный период. И только после этого – на прочие налоги, взносы, сборы. Пени, проценты и штрафы списываются с ЕНС в указанной последовательности в последнюю очередь. Правило введено законом № 196-ФЗ от 29.05.2023 и действует с этой же даты.
5. Согласно п. 7 ст. 78 НК РФ, положительное сальдо ЕНС зачисляется в счёт уплаты НДФЛ на основании уведомления об исчисленных суммах налога (форма КНД 1110355 из приказа ФНС от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@). Это правило введено законом № 196 начиная с 29.06.2023. Не позднее следующего дня после получения уведомления сумма, не превышающая НДФЛ к уплате по ближайшему сроку, будет зачтена в счёт налога автоматически. В отличие от зачёта по другим платежам, дополнительно никаких заявлений подавать не нужно.

Кроме того, депутаты Госдумы в первом чтении одобрили проект закона, который предполагает введение ещë одного уведомления по НДФЛ: об исчисленных суммах налога за период с 23 числа предыдущего по 9 число текущего месяца. Подача такого документа будет добровольной и не отменит обязательное уведомление, которое подаётся до 25 числа. Дополнительное уведомление предложено направить в ФНС тем компаниям, которые хотят уплатить налог на доходы физлиц заранее.

Теперь про НДФЛ именно с отпускных. Днëм получения дохода в виде выплат за отпуск и раньше считался день их выплаты, так что тут изменений нет. Новшества касаются только срока уплаты налога.

✐ Пример ▼

Рассмотрим простой пример: в ООО «Тыковка» менеджер Капустин ушёл в отпуск 11 июля, а бухгалтер Морковкина – 27 июля. Выплачивать отпускные положено не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Поэтому работники получили свои выплаты в такие сроки: Капустин – 7 июля, Морковкина – 23 июля. Посмотрим, когда нужно перечислять НДФЛ:

• Как было в 2022 году и ранее. НДФЛ с отпускных перечисляли в бюджет не позднее последнего числа того же месяца. То есть налог с отпускных Капустина и Морковкиной можно было перечислить до 31 июля.
• Как стало в 2023 году. С отпускных Капустина, выплаченных 7 июля, НДФЛ будет списан в бюджет 28 июля. А с отпускных Морковкиной — 28 августа, ведь выплата была ей произведена 23 июля, а это уже новый расчётный период.

Считаем НДФЛ с отпускных

Отпускные считают по формуле:

Средний дневной заработок х Количество дней отпуска.

Средний дневной заработок считается по-разному в зависимости от того, полностью ли был отработан расчётный период или нет. Расчётным считается период в 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска. Например, если сотрудник уходит в отпуск в июле 2023 года, то расчётным будет период с 01.07.2022 по 30.06.2023. Если работник отработал период полностью, не пропустил ни одного дня из-за болезни, не был в это время в оплачиваемом или ином отпуске, средний дневной заработок определяется так: ЗП за расчётный период / 12 / 29,3.

Если были пропущенные дни, как бывает чаще всего на практике, то средний заработок определяется согласно Положению из постановления правительства от 24.12.2007 № 922:

1. Из всех выплат за месяцы расчётного периода вычитаем суммы, которые не связаны с оплатой труда. Это разного рода компенсации, материальная помощь, премии к праздникам и так далее.
2. Берём месяцы, которые отработаны полностью, и считаем в них дни по формуле: количество месяцев х 29,3.
3. Берём месяцы, которые отработаны частично, и считаем дни в них так: (количество дней в месяце — количество пропущенных дней) х 29,3 / количество дней в месяце. Так поступаем с каждым месяцем, который отработан частично.
4. Складываем все дни за месяцы, которые отработаны полностью и частично.
5. Делим сумму выплат из пункта 1 на получившееся количество дней.

Получившееся значение среднего дневного заработка умножаем на количество дней отпуска и получаем сумму отпускных.

Далее нужно посчитать НДФЛ. В плане расчёта налога ничего не изменилось. Его считают нарастающим итогом с начала налогового периода (года). В базу включаются все доходы, облагаемые НДФЛ по ставке 13% (15%, если доход превысил 5 млн рублей). Среди прочего в базу попадают и отпускные выплаты. Удержанные с начала года суммы налога, а также налоговые вычеты, уменьшают базу по НДФЛ.

Под вычетами имеются в виду суммы, на которые можно снизить базу согласно Налоговому кодексу (п. 3 ст. 210). Например, это стандартные вычеты на детей. Нужно учитывать, что НДФЛ теперь рассчитывается два раза в месяц, а вычеты предоставляются лишь один раз в месяц: при исчислении налога либо с первой части зарплаты, либо со второй.

Компания считает НДФЛ сотрудника только исходя из выплат, которые делает сама. Если он получает облагаемый доход от иных источников, при расчёте эти суммы не учитываются.

Расчёт НДФЛ по ставке 13% после начисления отпускных будет выглядеть так:

(Доход с начала года, в т. ч. отпускные — Вычеты) х 13% — НДФЛ, уплаченный с начала года

Пример расчёта

Зарплата юриста Соколова в 2023 году – 70 000 рублей в месяц, из которых удерживается НДФЛ в сумме 9 100 рублей (13% от 70 000). Налоговых вычетов у него нет. Для расчëта отпускных понадобится зарплата работника за прошлый год — это 65 000 рублей в месяц. Последние 12 месяцев Соколов отработал полностью, не отлучался ни в отпуск, ни на больничный. Теперь он планирует отдыхать начиная с 17 июля в течение 14 дней. Нужно рассчитать отпускные и удержать с них НДФЛ.

Определяем сумму отпускных:

• средний заработок Соколова для отпускных с июля 2022 по июнь 2023 — 6 месяцев х 65 000 + 6 месяцев х 70 000 = 2 303,75 рублей;
• сумма отпускных за 14 дней – 2 303,75×14 = 32 252,5 рублей;

Теперь рассчитаем НДФЛ:

• доход с начала года, включая отпускные – 6 месяцев х 70 000 + 32 252,5 = 452 252,5 рублей;
• с него нужно уплатить НДФЛ – 452 252,5×13% = 58 792,825 рубля. Поскольку налоги считают в полных рублях (п. 6 ст. 52 НК РФ), то округляем сумму до 58 793 рублей;
• НДФЛ, удержанный с начала года – 9 100×6 = 54 600 рублей;
• начислим НДФЛ к доплате по ближайшему сроку в сумме 58 793 — 54 600 = 4 193 рубля.

Поскольку Соколов уходит в отпуск 17 июля, удержать сумму НДФЛ и выдать оставшиеся отпускные ему нужно не позднее 13 июля.

Платим налог в бюджет

Мы уже упоминали о том, когда перечислять НДФЛ по новым правилам: до 28 числа за период с 23 числа прошлого по 22 число текущего месяца. В нашем примере выплата отпускных была 13 июля, значит, НДФЛ, начисленный с этой выплаты, будет списан 28 июля.

Чтобы налог списался верно и своевременно, необходимо:

• до 25 июля направить в ИФНС уведомление, о котором мы упоминали выше;
• пополнить ЕНС до 28 числа, а лучше заранее, чтобы к этому дню деньги уж точно находились на налоговом счёте.

Важно: при заполнении уведомления нужно быть предельно внимательным. Ведь фигурирующая в нём сумма НДФЛ уже на следующий день после получения документа инспекцией будет зачислена в счёт уплаты налога. Конечно, при условии, что она есть на ЕНС. Подать корректирующее уведомление для исправления ошибки нельзя. Придëтся возвращать деньги на ЕНС или оставлять переплату НДФЛ.

В таблице ниже мы указали, когда перечислять НДФЛ в текущем году. Некоторые дни перенесены на 29 или 30 из-за того, что 28 выпадает на выходной.

Таблица. Сроки уплаты НДФЛ в 2023 году

В платёжном поручении на пополнение ЕНС необходимо указать код плательщика «01» и КБК единого налогового платежа 182 01 06 12 01 01 0000 510. Код налогового периода и ОКТМО вносить не нужно.

В 2023 году в качестве переходной меры разрешено использовать старый способ уплаты НДФЛ и прочих налогов. В этом случае в платëжке указывается статус плательщика «02», КБК, код налогового периода и ОКТМО.

Ниже приводятся коды налоговых периодов по НДФЛ, которые применяются в платёжках старого типа (статус «02»). Они же пригодятся и для уведомлений:

01.01-22.01 – 21/01;

23.01-22.02 – 21/02;

23.02-22.03 – 21/03;

23.03-22.04 – 31/01;

23.04-22.05 – 31/02;

23.05-22.06 – 31/03;

23.06-22.07 – 33/01;

23.07-22.08 – 33/02;

23.08-22.09 – 33/03;

23.09-22.10 – 34/01;

23.10-22.11 – 34/02;

23.11-22.12 – 34/03;

23.12-31.12 – 34/04.

Выбор КБК для уплаты НДФЛ с отпускных в 2023 году зависит от размера налоговой базы:

• если она до 5 млн рублей включительно, применяется КБК 182 1 01 02010 01 1000 110;
• если налоговая база более 5 млн рублей — КБК 182 1 01 02080 01 1000 110.

Отчитываемся перед ФНС

Выплаты по отпуску, как и иные виды облагаемого дохода работника, нужно указывать в 6-НДФЛ: в разделах расчёта и в Справке о доходах и суммах налога физлица (это бывшая 2-НДФЛ, далее — Справка). Её актуальная форма есть в приказе ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.

В Разделе 2 расчёта отпускные войдут в общие суммы выплат, которые отражаются по строкам 110 и 112.

В Разделе 1 формы 6-НДФЛ суммы налога привязаны к тому, когда перечислять его в бюджет. Поскольку теперь срок для всех выплат один — 28 число, то выделять НДФЛ с отпускных необходимости больше нет. Он будет включён в общую сумму налога по конкретному сроку уплаты. До 2023 года налог с отпускных указывали отдельными строками, поскольку срок его перечисления был особым.

В Приложении к Справке доходы нужно указывать вместе с кодами из приказа ФНС 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Код отпускных — 2012. Для суммы компенсации за неиспользованный отпуск применяется код 2013.

Поскольку днëм фактического получения дохода в виде отпускных считается день их выплаты, то отражать эту сумму нужно в месяце выплаты. Даже если отпуск полностью или частично пришёлся на следующий месяц или на следующий год. Например, если отпускные по январскому отпуску выданы в декабре, то их сумма должна быть отражена в расчёте как декабрьская. Это значит, что она попадëт в Приложение к бывшей справке 2-НДФЛ за прошедший год, а не за тот, в котором фактически был отпуск.

Подведём итоги

Мы разобрались, когда платить НДФЛ с отпускных в текущем году, и какие есть для этого способы. Вот что важно запомнить:

• с отпускных удерживается сумма НДФЛ в общем порядке, в процессе начисления налога изменений не произошло;
• срок уплаты НДФЛ, в том числе и с отпускных, привязывается не к календарному месяцу, а к расчëтному периоду с 23 по 22 число;
• не позже 25 числа нужно подать уведомление с суммой НДФЛ, которую инспекция должна списать 28 числа;
• при заполнении уведомлений лучше не ошибаться, так как исправить ошибку не получится — деньги, если они есть на сальдо, уйдут в счёт НДФЛ;
• платёжки, заполненные по старым правилам, можно подавать только до конца 2023 года;
• в 6-НДФЛ налог с отпускных отражается в Разделе 1 в общих суммах по соответствующим срокам уплаты.